Если вы тот человек, который каждый день отправляет кучу писем по электронной почте, то скорее всего вам надоело указывать свои контактные данные в конце письма. Это легко исправить, установив приложение Outlook (если его нет в пакете офисных приложений). Затем просто редактируем подпись, после чего к концу письма этот документ прикрепляется автоматически.
На создание подписи у вас уйдет гораздо меньше времени. Так как на печатание контактов в конце письма занимает достаточное время и постепенно начинает надоедать.
Рассмотрим основные функции приложения и секреты к различным версиям Microsoft Outlook.
Данная программа может выполнять следующие:
- создавать личные списки адресов;
- производить массовую рассылку сообщений;
- поддержка баз данных (заметки, адреса, телефоны);
- планировать график дел;
- хранить и вести списки контактов;
- управлять электронной почтой.
Состоит из таких компонентов, как календарь, контакты, заметки, дневник задачи, сводки, .
Настраиваем Outlook 2007
- Запускаем программу и в верхнем меню выбираем раздел «Сервис». В самом конце списка находим «Параметры».
- Теперь выбираем пункт посередине «Сообщение». И справа ищем кнопку «Подписи».
- Кликаем «Создать» и вводим необходимый текст, придаем нужный вид (можно менять шрифт, цвет).
- Для автоматического добавления ко всем сообщениям справа укажите свой адрес и настройте параметры вставки. Отметьте созданную подпись в пункте «Новое сообщение».
- Сохраняем изменения, нажав кнопку «ОК».
- Возвращаемся в главный интерфейс электронной почты. Щелкаем по иконке «Создать сообщение».
- В открытом окне мы увидим новое сообщение с созданной подписью.
На заметку! Для вставки подписи вручную не выставляйте в окне «новое сообщение», созданную подпись. При создании нового сообщения достаточно кликнуть по иконке «Подпись» и выбрать созданную подпись.
Подпись в Outlook 2010
- Запускаем приложение через «Пуск» или кликнув по ярлыку на рабочем столе.
- В самом верху щелкаем по первому пункту «Файл», в нем спускаемся в «Параметры».
- Затем слева ищем «Почта» и внутри данной вкладки кнопка «Подписи».
- Теперь проделываем такие же действия, как и для версии 2007 года.
Outlook 2013 — создаем личную подпись
Видео — Как добавить подпись в Outlook 2013
Версия Outlook 2016 года
На заметку! Если вы не хотите устанавливать автоматическое прикрепление к новым сообщениям, то не заполняйте свою учетную запись. Просто будете устанавливать вручную, нажав на кнопку «Подпись» в новом сообщении.
Добавление картинки в подпись
В личную подпись можно вставить не только картинку, но и визитную карточку или гиперссылку.
Чтобы установить картинку, нужно:
Видео — Как вставить подпись с картинкой и ссылкой на сайт Outlook 2016
Проблемы с кнопкой «Подпись»
Бывают ситуации, когда кнопка не хочет работать. Решить данную проблему можно, переустановив пакет Microsoft Office. Но если таким путем решить проблему не удалось, то заходим в «Редактор реестра»:
- Используем комбинацию «Win»+»R» и вводим в строку значение — «regedit».
- Можно облегчить себе задачу, нажав комбинацию «Ctrl»+»F» и вбиваем в поиск — «LocalServer32».
- Если не получается, то переходим вручную: раскрываем «HKEY_LOCAL_MACHINE».
- Далее двигаемся к «SOFTWARE», затем «Classes».
- Если у вас система x32, то нужно раскрыть «Wow6432Node», а потом двигаться к «CLSID» (в x64 сразу к этой).
- Затем в разделе «0006F03A-0000–0000-C000–000000000046» находим нужную нам папку.
- В данной папке должно находится 2 элемента, открываем их по очереди и каждое значение устанавливаем — «C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice14Outlook.exe». Сохраняем кнопкой «ОК».
Немного о дополнительных возможностях Outlook
Читайте подробную инструкцию, как включить автоответ, в нашей новой статье —
Некоторые функции называют «дополнительными» просто из-за того, что они используются реже других. Мы сейчас рассмотрим некоторые из них:
- с помощью этой программы можно настраивать работу всего предприятия для доступа к общим ресурсам;
- через свою учетную запись вы можете получать и отправлять факсы;
- это приложение можно использовать как поисковую систему, причем не только его элементов, но и любые файлы в системе устройства;
- возможность архивирования, а также сохранения в каком-либо формате;
- наконец, существует возможность использования других программ Mocrosoft Office вместе в Outlook.
Видео — Как сделать подпись в Outlook 2016
Создаем подпись HTML в Outlook 2010/2013/2016
В данном примере будем настраивать HTML подпись для Microsoft Outlook 2013.
Для начало у мы сверстали подпись в html, которую будем подключать к Outlook.
Откроем программу Microsoft Outlook 2013. Перейти в меню «Файл», раздел «Параметры». Далее — «Почта», раздел «Подписи».
Здесь создаем подпись для учетной записи почты, содержимое подписи оставляем пустым.
Привязываем подпись к учетной записи.Изменяем следующие параметры:
Учетная запись электронной почты - выбираем в списке необходимую учетную запись.
Новое сообщение - выбираем имя подписи которую мы создали.
Ответ и пересылка - если необходимо при ответе и пересылке писем добавлять подпись, то выбираем имя подписи которую мы создали.
Наживаем "Ok" в окне "Подписи и бланки". Наживаем "Ok" в окне "Параметры Outlook".
Теперь нужно перейти по адресу C:\Users\Ваш_профиль\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures — в папке увидим файлы с подписями.
Подписи хранятся в HTML формате. Открываем файл с именем подписи (в нашем примере «Подпись Бизнес Решение.htm» любым тестовым редактором, между строками
....
Удаляем между тегами и вписываем нужный из файла, который подготовили ранее. Сохраняем файл. Открываем программу Outlook, создаем новое письмо и проверяем.
Чтобы при отправке писем каждый раз не набирать собственное имя и контактную информацию о себе, почтовые клиенты позволяют настроить автоматическое добавление подписи. Просто создайте шаблон, и он автоматически будет добавляться ко всем письмам.
Помимо самого имени и контактного телефона подпись может содержать картинку, например, эмблему компании или вашу фотографию, а также гиперссылку на ваш сайт.
Подпись к письмам Outlook 2016
В почтовом клиенте Microsoft Outlook 2016 подпись можно создать непосредственно в новом письме. Нажмите на панели ленточного меню кнопку «Создать сообщение» и в новом окне на вкладке меню «Сообщение» (активна по умолчанию) нажмите на кнопку «Подпись». Здесь в выпадающем списке будут отображаться создаваемые вами подписи – таким образом отсюда можно будет вставлять заготовки, если вы не выберете вариант автоматического добавления подписи ко всем письмам. Иногда это бывает удобно, если вы имеете несколько вариантов подписи.
Здесь же в выпадающем меню есть кнопка «Подписи», по нажатию на которую Outlook открывает окно «Подписи и бланки», где создаются, удаляются и редактируется шаблоны для вставки в письма. Просто нажмите кнопку «Создать» и задайте имя новой подписи, нажмите Ок. После этого поставьте курсор в текстовое поле области «Изменить подпись» и наберите с клавиатуры всю необходимую информацию. Вы можете выбрать шрифт, его цвет и размер, выравнивание, а используя две крайние кнопки на панели инструментов, можно добавлять картинки и гиперссылки.
Инструкция по настройке электронного адреса в программе Microsoft Outlook 2016.
После того, как шаблон готов, необходимо выбрать при каких условиях он будет автоматически вставляться в письма. Если вы используете несколько почтовых адресов в почтовом клиенте Outlook, то сначала из выпадающего списка «Учетная запись электронной почты» выберите желаемую (можно по очереди задать добавление подписи для каждого адреса), а затем в пунктах «Новые сообщения» и «Ответ и пересылка» из выпадающего списка выберете созданную заготовку по ее имени. Как вариант, можно добавить подпись только к новым письмам, чтобы не захламлять длинные переписки постоянными добавлениями контактных данных.
После нажатия кнопки Ок в окне «Подписи и бланки» новый шаблон подписи будет добавляться в письма, соответственно заданным правилам. Кроме того, он будет доступен по нажатию на кнопку «Подпись», что будет удобно, если вы выбрали автоматическое добавление только для новых сообщений, а для ответов, если это необходимо, можно добавить заготовку из ленточного меню.
Подпись к письмам Gmail
Для использования подписи на почтовом сервисе от Google необходимо зайти в «Настройки» (предварительно кликнув на шестеренку в правом верхнем углу) и на первой же вкладке «Общие» спуститься до области «Подпись». Если у вас активировано значение «Без подписи», то просто отметьте пункт со своей электронной почтой (если вы используете на одном аккаунте сбор и отправку сообщений с разных почтовых адресов, то в этой области у вас будет выпадающий список и можно будет задать разную подпись для каждого из адресов).
Бесплатный онлайн-курс "Удобный Gmail"
Серия наглядных видео инструкций заметно упростит и ускорит повседневную работу с электронной почтой. Научившись раз, пользуйтесь каждый день!
В текстовой области введите свои данные в желаемом формате. Как и в Outlook, здесь также можно вставлять картинки и гиперссылки, однако нельзя задать опцию автоматической вставки подписи только для новых писем. Зато есть чекбокс «Добавлять эту подпись перед цитируемым текстом в ответных сообщениях и удалять строку перед ней». Активируйте его, если это необходимо.
Чтобы изменения вступили в силу и подпись начала добавляться к вашим сообщениям, прокрутите вниз до конца страницы и нажмите на кнопку «Сохранить изменения». Шаблон подписи готов.
Если вы хотите также, чтобы к вашим письмам Gmail автоматически добавлялась картинка (или хотите поменять текущую), то делается это во всплывающем окошке при нажатии на текущее фото или цветную иконку в правом верхнем углу (над шестеренкой). Под текущей картинкой есть ссылка «Изменить», по нажатию на которую можно загрузить новое изображение.
В приложении Microsoft Outlook существует возможность формировать автоматическую подпись к создаваемым почтовым сообщениям, в которой можно указывать свои ФИО, должность, место работы, а также телефоны, факсы и другую контактную информацию, добавлять логотипы, фотографии, ссылки на сайты и так далее.
Как создать и настроить подпись в Microsoft Outlook 2003?
Для того чтобы настроить подпись в MS Outlook 2003, необходимо зайти в меню "Сервис", выбрать пункт "Параметры", и перейти на вкладку "Сообщения", после чего нажать кнопку "Подписи...". Остается нажать кнопку "Создать" в появившемся диалоговом окне с названием "Создание подписи", ввести имя нового образца и сформировать текст самой подписи.
Созданные образцы подписи можно изменять и удалять. После того как образец подписи создан, следует указать приложению для каких писем ее использовать. Делается это на той же вкладке "Сообщение", в разделе "Подписи" путем выбора нужного образца подписи из выпадающего списка в полях "Подпись для новых сообщений:" и/или "При ответе и пересылке:".
Программа Microsoft Outlook является почтовым клиентом, который помимо работы с электронной почтой, также предоставляет клиенту широкий спектр дополнительных функций.
Благодаря этому мессенджеру у пользователя всегда будет доступ к , планировщику и массе других удобных разработок.
Cодержание:
Что касается электронной переписки, то и здесь имеет свои особенности, как, например, наличие электронной подписи, которая иногда может быть очень полезной.
Подпись, как правило, содержит полное имя отправителя, его должность и компанию, в которой он работает.
Таким образом, она удостоверяет его личность, что исключает возможность общения с различными мошенниками. Кроме этого, она может содержать в себе:
Посредствам программы единожды созданную подпись можно автоматически прикреплять ко всем исходящим письмам, но в какой-то момент может возникнуть потребность изменить ее.
Как правильно это сделать, мы расскажем в инструкции ниже.
Настройка существующих подписей в Outlook
Чтобы отредактировать одну или несколько подписей, необходимо перейти к следующим действиям:
1 зайдя в Outlook, выбрать вкладку «Файл» ;
2 в ней отыскать «Параметры» и перейти в них;
4 в нем мы находим кнопку «Подписи» и, кликнув по ней, переходим в режим создания и редактирования подписей.
В окне «Выберите подпись для изменения» указаны все существующие ранее созданные подписи, которые можно переименовывать или же удалять.
По средствам этого же окна создаются новые подписи.
Чтобы перейти к настройкам, следует кликнуть по нужной записи и тогда высветятся все данные, известные о ней. В нижнем окне отобразится поле для редактирования. В нем вы можете что-то подкорректировать или полностью переписать информацию заново в зависимости от своих потребностей.
Кроме этого, в той же панельке размещены дополнительные возможности, такие как размещение , и интернет ссылки, на сайт вашей компании или предприятия, к примеру.
Заключительный раздел содержит в себе настройки по умолчанию. Если у вас несколько подписей, обозначьте ту, которой пользуетесь чаще всего и она будет крепиться автоматически.
В этом разделе также можно выбрать отдельно подписи для новых писем и для ответов на чьи-то запросы.
После того, как все желаемые вами манипуляции для корректировки подписи будут совершенны, сохраняем результат и покидаем раздел, нажав кнопку «Ок» .
Кроме стандартного способа изменения подписи, где все пошагово и просто, есть еще и иной способ ее настройки – ручной. Для его осуществления пользователю необходимо при создании нового письма найти на верхней панели инструментов иконку, обозначающую подпись, кликнуть на нее и выбрать подходящий вариант.
Рис. 9 – Ручная настройка подписи
Итог
Процедура редактирования подписи выглядит примерно одинаково как в 2013 года, так и 2016 года выпуска, поэтому если следовать инструкции, что приведена выше, трудностей возникнуть у вас не должно.
Если же вы изначально не располагаете созданной подписью, то тем же описанным путем можно зайти в раздел «Подписи» и вместо редактирования выбрать кнопку «Создать» .
Заполните все поля, что уже были упомянуты, лишь дописав и адрес электронной почты и вы получите готовую подпись. Главное, не забудьте ее после этого сохранить.
Как видите, процедура простая и не требует от вас слишком больших временных затрат.